商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。
準確原則
由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。
簡潔原則
簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。
在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。
另外，為了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。
例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.
例2 price：fob shanghai usd 96“pc.
例3 hope you can accept it.
例1中的兩個單句具有明顯的因果關系，但寫并不使用表達因果關系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。
完整原則
商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來檢驗，即who，when，where，what，why和how。
清楚原則
商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：
例1 we will deliver your goods soon.
例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。
禮貌原則
商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。
例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.
例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.
例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。
