記賬憑證是重要的會(huì)計(jì)核算資料。它是本單位財(cái)會(huì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制的，載有反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄及簡(jiǎn)要內(nèi)容，直接作為記賬依據(jù)的書面文件。記賬憑證的主要作用在于對(duì)原始憑證進(jìn)行歸類整理，運(yùn)用賬戶和借貸記賬法編制會(huì)計(jì)分錄，為登記賬簿提供依據(jù)。因此，所有記賬憑證都應(yīng)滿足記賬的要求，都必須具備下列基本內(nèi)容：1.記賬憑證的名稱。2.填制憑證的日期和憑證的編號(hào)。3.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。4.記賬符號(hào)、賬戶(包括一級(jí)、二級(jí)或明細(xì)賬戶)名稱和金額。5.所附原始憑證的張數(shù)。6.填制單位的名稱及有關(guān)人員簽章。
在記賬憑證的編寫過程中，記賬憑證摘要作為一項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，它的填寫直接影響到財(cái)務(wù)管理部門會(huì)計(jì)賬簿的質(zhì)量。摘要填寫的質(zhì)量可以反映一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理的水平、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要填制的簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，可以對(duì)財(cái)務(wù)分析、查詢起到事半功倍的效果。
二、會(huì)計(jì)實(shí)踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的變化，新生事物不斷產(chǎn)生，高校新的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)層出不窮，需要核算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也在不斷擴(kuò)大和發(fā)展。現(xiàn)結(jié)合高校會(huì)計(jì)實(shí)踐，針對(duì)會(huì)計(jì)核算中遇到的一些常見事項(xiàng)，分別探討一下記賬憑證摘要欄的填寫。
(一)一般業(yè)務(wù)
1.收入核算的處理。高校收入來源渠道很多，有財(cái)政撥款、科研劃撥、捐贈(zèng)收入、學(xué)費(fèi)收入、罰沒收入、代管性質(zhì)的收入、銀行或金融機(jī)構(gòu)貸款等。這類業(yè)務(wù)在日常的管理活動(dòng)中經(jīng)常需要核對(duì)、查詢、分析。因此，這類摘要一般要注明收入的性質(zhì)，內(nèi)容盡量完整、詳細(xì)。比如：“某月收教育廳撥款”、“收5月—8月招商銀行利息”、“收會(huì)計(jì)學(xué)院05級(jí)03班學(xué)生學(xué)費(fèi)”等。
2.發(fā)放性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費(fèi)用、獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用、安家費(fèi)、喪葬補(bǔ)助及遺屬費(fèi)等。這類性質(zhì)的業(yè)務(wù)往往需要核對(duì)和經(jīng)常查詢。因此，這類業(yè)務(wù)的摘要在填制時(shí)要注明發(fā)放對(duì)象、發(fā)放性質(zhì)。例如：“統(tǒng)計(jì)學(xué)院王某領(lǐng)引進(jìn)人才安家費(fèi)”、“國(guó)資處李某報(bào)喪葬補(bǔ)助費(fèi)”、“發(fā)放2007—2008年度本科生獎(jiǎng)學(xué)金”等。摘要中注明發(fā)放對(duì)象，方便以后的賬務(wù)核對(duì)及查詢。
3.日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理。在日常工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生購(gòu)置辦公用品、試驗(yàn)材料、圖書、固定資產(chǎn)、紀(jì)念品等業(yè)務(wù)。針對(duì)這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)填寫為“某單位某人報(bào)某物”。例如：“管理學(xué)院張三購(gòu)買打印紙花費(fèi)現(xiàn)金180元”，摘要為“管理學(xué)院張三報(bào)打印紙”、“宣傳部李某報(bào)U盤”、“院辦張某報(bào)專家禮品”等等。如果經(jīng)辦人將多種用途的原始單據(jù)一并報(bào)銷，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將不同用途的原始單據(jù)分別歸類，分別制作記賬憑證。對(duì)金額較小的物品可以不再單獨(dú)制單而在摘要欄中用“等”表示。
4.差旅費(fèi)的處理。在日常的會(huì)計(jì)核算中，差旅費(fèi)的核算業(yè)務(wù)量比較大。差旅費(fèi)的核算范圍主要包括會(huì)議、實(shí)習(xí)、調(diào)研、進(jìn)修培訓(xùn)、出國(guó)考察、購(gòu)物等。針對(duì)這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)填寫為“某單位某人報(bào)某地某事”。例如：“工程學(xué)院李四去濟(jì)南采購(gòu)材料”，摘要為“工程學(xué)院李四報(bào)濟(jì)南差費(fèi)”;“審計(jì)處趙二去北京參加培訓(xùn)”，摘要為“審計(jì)處趙二報(bào)北京培訓(xùn)費(fèi)”;“教材科張某去杭州采購(gòu)圖書”，摘要為“教材科張某報(bào)杭州圖書采購(gòu)”……這樣填制摘要欄可以使閱讀者清楚地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。
(二)特殊業(yè)務(wù)
1.內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理。高校中的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算包括下屬印刷廠、餐廳、賓館、等向?qū)W校財(cái)務(wù)處結(jié)算各部門的印刷費(fèi)、招待費(fèi)、住宿費(fèi)等以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費(fèi)、上繳利潤(rùn)等。通常情況這類結(jié)算業(yè)務(wù)比較集中，每月發(fā)生次數(shù)比較少。各種用途的同類性質(zhì)費(fèi)用比較多，結(jié)算的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，各相關(guān)院系職能部門對(duì)費(fèi)用后面所附清單基本上已進(jìn)行過詳細(xì)核對(duì)，這類憑證的摘要應(yīng)填寫為“某單位結(jié)算某單位什么費(fèi)用”。例如：“印刷廠結(jié)算會(huì)計(jì)學(xué)院印刷費(fèi)”，摘要為“印刷廠潘某結(jié)算會(huì)計(jì)學(xué)院印刷費(fèi)”;“第三餐廳結(jié)算院辦的對(duì)外招待費(fèi)”，摘要為“三餐王某結(jié)算院辦招待費(fèi)”，能讓經(jīng)費(fèi)使用部門一目了然。對(duì)于返還學(xué)校的費(fèi)用，可以使用“某單位返還2008年3月工資”，“某單位上繳2007年度利潤(rùn)”等。
2.工資核算的處理。工資結(jié)算憑證附件內(nèi)容比較多，每月發(fā)生的次數(shù)少，業(yè)務(wù)性質(zhì)比較單一。這類業(yè)務(wù)按照工資核算的項(xiàng)目填制比較好，對(duì)整張工資憑證來說反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容比較清楚，對(duì)各費(fèi)用賬簿來說也能清楚地反映哪個(gè)月份的何種工資費(fèi)用。摘要欄填寫為“發(fā)放某月在職人員基本工資”、“發(fā)放5月離退休人員工資”等等，這種摘要更容易使讀者理解業(yè)務(wù)內(nèi)容。
3.其他核算的業(yè)務(wù)處理。一些不能劃歸到上述類別的核算業(yè)務(wù)，比如分配指標(biāo)、特殊費(fèi)用、年終結(jié)賬等。這類核算業(yè)務(wù)的摘要需要載明分配什么指標(biāo)、什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)等。例如：“分配管理學(xué)院6月份上機(jī)費(fèi)”、“劃撥教務(wù)處2008年經(jīng)費(fèi)指標(biāo)”、“結(jié)轉(zhuǎn)2007年經(jīng)費(fèi)結(jié)余”等。
(三)錯(cuò)賬更正
此項(xiàng)主要是關(guān)于如何更正錯(cuò)賬。根據(jù)《財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。如果會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字，摘要欄填制為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證”。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證，摘要欄填寫為“更正某年某月某日某號(hào)憑證”。
三、提高摘要欄填制質(zhì)量的要求和途徑
高校新的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)層出不窮，這對(duì)會(huì)計(jì)從業(yè)人員意味著巨大的挑戰(zhàn)。要改善高校記賬憑證摘要欄的填制，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員應(yīng)從以下幾方面著手努力：
(一)端正思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)工作責(zé)任心
會(huì)計(jì)摘要是財(cái)務(wù)信息的重要內(nèi)容，無論對(duì)方便日常會(huì)計(jì)工作，還是加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，或者是作為檔案資料留存利用都有舉足輕重的作用。因此，會(huì)計(jì)及其主管人員必須要做到：1.端正思想認(rèn)識(shí)，克服普遍存在的“重?cái)?shù)字金額，輕會(huì)計(jì)摘要”的心理，重視會(huì)計(jì)摘要的編寫。2.要增強(qiáng)工作責(zé)任心，以認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致的態(tài)度和要求編寫會(huì)計(jì)摘要，堅(jiān)決反對(duì)粗枝大葉、馬虎的做法。
(二)熟悉業(yè)務(wù)，掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的來龍去脈
會(huì)計(jì)摘要是用文字等形式反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一種方法。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)展是編寫會(huì)計(jì)摘要的基礎(chǔ)。對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)了解得越清楚、越透徹，會(huì)計(jì)摘要就能編寫得越準(zhǔn)確、越精練。因此，會(huì)計(jì)人員必須熟悉本單位業(yè)務(wù)，掌握資金運(yùn)動(dòng)狀況。要勤于學(xué)習(xí)，善于積累，虛心接受新事物，認(rèn)真研究新問題，在實(shí)踐中不斷熟悉業(yè)務(wù)，提高技能。
(三)認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)規(guī)則、準(zhǔn)則，充分發(fā)揮憑證、賬簿及科目的不同用途
現(xiàn)行的借貸記賬法和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范一般要求編制記賬憑證是“一事一單”，也允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。
(四)提高自身遣詞造句的能力
1.詳略得當(dāng)。會(huì)計(jì)摘要的要求是簡(jiǎn)單、扼要，要善于掌握適當(dāng)?shù)姆执纾龅郊群?jiǎn)明扼要，又能說明問題。不僅能確切地反映出當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，還要為日后的檢查、分析提供可靠的依據(jù)。2.用字精練。會(huì)計(jì)摘要就是摘錄要點(diǎn)，因此用字必須確切、精練，使用恰當(dāng)?shù)奈淖趾?jiǎn)潔而明了地表達(dá)要點(diǎn)。3.含義清楚。會(huì)計(jì)摘要不但文字使用要精練，更要考慮語(yǔ)句含義明確、清楚地說明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本情況，注意避免模棱兩可的詞句出現(xiàn)。4.書寫要整潔。會(huì)計(jì)電算化的推廣使會(huì)計(jì)人員的手工操作大大減少，微機(jī)打印的賬簿、憑證一般都很整齊、干凈。但在輸入文字時(shí)，一定注意不要出現(xiàn)錯(cuò)別字，數(shù)字也應(yīng)注意規(guī)范化。
